Cookies op mkbbelangen.nl

Mkbbelangen.nl gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën ("cookies") onder andere om u een optimale gebruikerservaring te bieden. Ook kunnen we hierdoor het gedrag van bezoekers vastleggen en analyseren en daardoor onze website verbeteren. Cookies van onszelf en van derden kunnen worden gebruikt om advertenties te tonen en artikelen aan te bevelen op mkbbelangen.nl die aansluiten op uw interesses.

Accepteer je cookies?

Ja

Cookies kunnen ook gebruikt worden om op sites van derden relevante advertenties te tonen. Cookies van derde partijen maken daarnaast mogelijk dat u informatie kunt delen via social media zoals Twitter en Facebook. Meer informatie hierover vindt u in ons cookie-statement.


SLUIT

De onschatbare waarde van een digitaal personeelsdossier

flaticon1452854467-svg

1 week geleden

Een dreigend conflict met een medewerker, discussies over verlofsaldi of een langdurig verzuimgeval. Tal van situaties waarin een actueel en volledig personeelsdossier van onschatbare waarde kan blijken. Bovendien eist de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) dat je een ontslagdossier kunt overleggen. Wat moet je wel en niet in een digitaal personeelsdossier opnemen? En aan welke regels moet je voldoen?

1. Leg alleen noodzakelijke informatie vast

Het personeelsdossier, de naam zegt het al, bevat informatie over jouw medewerkers, uitzendkrachten, sollicitanten en ex-werknemers. Volgens de wet mag je alleen maar noodzakelijke informatie vastleggen en moet je rekening houden met de privacy van de persoon in kwestie.

 

2. Meld je aan bij Autoriteit Persoonsgegevens

In principe moet iedereen die persoonsgegevens verwerkt, dit aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In bepaalde gevallen kun je vrijstelling krijgen. Op de website van AP is dit als volgt omschreven:

Voor vrijstelling moet aan de volgende twee voorwaarden zijn voldaan:

  1. De verwerking voldoet aan de beschrijving van een bepaalde categorie van verwerkingen (bijvoorbeeld: personeelsadministratie, bezoekersregistratie).

  2. De verwerking voldoet aan de nadere vereisten voor die bepaalde categorie. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de toegestane doeleinden van de verwerking, de toegestane categorieën gegevens en de toegestane ontvangers van de gegevens.

Kijk voor verdere uitleg op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.

 

3. Neem geen medische gegevens op

In de verzuimadministratie mag je wel vastleggen dat iemand ziek is en hoe lang, maar niet de aard van de ziekte.

 

4. Houd documenten en records bij

Een digitaal personeelsdossier bestaat uit documenten en records van informatie.

Voorbeelden van documenten zijn: een kopie van het identiteitsbewijs, de getekende arbeidsovereenkomst, een kopie van een diploma, een geboortebewijs of overlijdensakte, maar ook overzichten of berekeningsresultaten (de loonstrook). Sommige documenten rollen uit het e-hrm systeem, andere documenten worden handmatig toegevoegd.

Voorbeelden van informatierecords zijn: naam, adres, woonplaatsgegevens, verlofgegevens, verzuimgegevens, opleidingsgegevens, functioneringsgesprekken en zakelijke benodigdheden zoals sleutel, pasje, telefoon en laptop.

 

5. Krijg toegang tot PSA-database

Het is belangrijk dat de werkgever inzicht heeft in het personeelsdossier van zijn werknemers. Zodoende moet de werkgever niet alleen toegang krijgen tot de documenten en overzichten van de personeels-salarisadministratie (PSA), maar ook tot de PSA-database zelf. Uiteraard zorgt jouw dienstverlener er voor dat je alleen de informatie van jouw eigen medewerkers kan inzien, en niet die van andere werkgevers.

 

6. Geef werknemers toegang tot hun eigen dossier

Volgens de wet hebben werknemers recht op inzage van het eigen personeelsdossier en het recht tot correctie. Moderne e-hrm systemen kunnen iedere werknemer toegang geven tot de eigen informatie.

 

7. Bewaar informatie volgens de regels

Er zijn verschillende bewaartermijnen voor de verschillende categorieën van informatie.

Sollicitant

Informatie van een sollicitant moet 4 weken na afsluiting van de procedure worden verwijderd. Als de sollicitant expliciet toestemming heeft gegeven, mag je de informatie maximaal één jaar bewaren.

Fiscale gegevens

Fiscale gegevens van een medewerker zoals loonheffingverklaring en kopie identiteitsbewijs bewaar je 5 jaar nadat die persoon uit dienst is gegaan.

Gegevens sollicitatie

Gegevens die te maken hebben met de sollicitatie van de (ex-)medewerker mag je maximaal één jaar bewaren. Je kunt dan denken aan de CV, referenties, getuigschriften, Verklaring Omtrent gedrag (VOG) en sollicitatiebrief.

Salarisadministratie

Gegevens uit de salarisadministratie moet je 7 jaar bewaren, net als de gegevens uit jouw financiële administratie.

 

8. Volg wettelijke verplichtingen

Het bijhouden van een al dan niet digitaal personeelsdossier staat bol van de wettelijke verplichtingen. Het goed bijhouden daarvan vereist kennis van diverse wetten (BW, Archiefwet, Belastingwetgeving). Het niet voldoen aan de regels kan nare consequenties met zich meebrengen. Zo kan de belastinginspecteur naheffingen en boeten opleggen, en mogelijk zelfs een gevangenisstraf als jouw salarisadministratie niet op orde is.

 

Hulp nodig?

Wil je zeker weten dat jouw personeels- en salarisadministratie altijd correct en up-to-date is? De salaris- en personeelsexperts van Masters in Payroll & HR kennen de wetgeving en alle cao's als hun broekzak. Neem contact op via 071 – 562 1655 of mail ons op info@mastersinpayroll.nl.

 

Geschreven door Jos Achterberg, Masters in Payroll & HR

Andere ondernemers waren ook geïnteresseerd in